Elke ochtend startte ik het programma Outlook op. Ik verwerkte mijn mail en gebruikte dit programma voor mijn afspraken, takenlijst en om mail te ontvangen / verzenden. Hartstikke handig. Maar ondertussen kreeg ik ook de melding van Antagonist (mijn voorkeurshosting) dat mijn resellerpakket vol zat. En dat terwijl ik nog niet het maximaal aantal websites per pakket had. Het bleek dat mijn mail de boosdoener was. Onnodig veel ruimte werd in beslag genomen.
Mijn mail werd namelijk op de server bewaard. Op dezelfde server staat n mijn websites. Niet ideaal dus. De websites nemen al een aantal MB’s in. Als mijn mail daar ook nog bij komt dan worden deze MB’s snel verdubbeld.
Ik werd al eens eerder getipt om met Gmail te gaan werken. Ik had al een gmail account voor o.a. mijn Google plus pagina. Ik vond het niet ideaal, onoverzichtelijk zelfs. Maar nu mijn server te vol raakte moest ik er toch aan geloven. En ik kan je zeggen dat ik me er steeds beter in thuis voel. Ik ontdek steeds meer mogelijkheden die het mailen makkelijker en overzichtelijker maken.
De voordelen van Gmail:
- De mail wordt online bewaard. Hierdoor gebruik je geen ruimte op je server. Deze ruimte kun je gebruiken voor websites
- Doordat de mail online wordt bewaard is het mogelijk om deze altijd en overal te bekijken. Nu zul je denken: dit kan ook met webmail. Daar kun je echter geen handtekening aan je mails toevoegen als je mails via je IPad of mobiel verstuurt
- Binnenkomende mail kan gelijk gesorteerd worden. Hierdoor vermijd je dat je alle mail (ook reclame) in je inbox krijgt
- De verschillende labels (te vergelijken met mappen) kun je een kleur geven. Door deze kleuren wordt het gemakkelijker om een e-mail in je lijst terug te vinden
- Geef mails een filter waardoor deze de inbox overslaat en gelijk gearchiveerd wordt
Je mail koppelen aan Gmail
Als jij je mailadres op de juiste manier koppelt aan Gmail dan kun je mails versturen en beantwoorden met je zakelijke mailadres. Niemand ziet dat jij in Gmail werkt. Maar hoe doe je dit?
Ga naar Gmail.com. Als je al een account hebt log je in. Nog geen account? Maak deze dan eerst aan.
Rechtsboven staat het tandwieltje. Klik hierop en ga naar instellingen.
In het tabblad Accounts en Import gaan we zorgen dat de mail van je zakelijke mail ontvangen wordt en als afzender wordt gebruikt bij het versturen van mails.
We gaan eerst zorgen dat je zakelijke mail ontvangen wordt door Gmail.
Je zakelijke mail ontvangen via Gmail
Halverwege zie je de optie E-mail bekijken uit andere accounts. Door hier op te klikken opent zich een pop-up, vergelijkbaar met deze afbeelding.
Geef je zakelijke e-mailadres op. Via je hostingpartij of webdesigner heb je een wachtwoord ontvangen. Deze geef je aan bij wachtwoord. De POP-server heb je ook via één van deze partijen ontvangen. Ik werk met Antagonist, vandaar dat mijn POP-server mail.antagonist.nl is. Het poortnummer ligt aan je hosting. Voor Antagonist zet je deze op 995.
Je ziet een aantal opties waarmee je je inbox kunt organiseren. Of je dit gebruikt is aan jou.
Wanneer je dit hebt ingevuld klik je op ‘wijzigingen opslaan’ en komt je zakelijke mail via Gmail binnen.
Zakelijke mail verzenden vanuit Gmail
Je wilt dat mails ook vanuit je zakelijke mailadres worden verzonden. Dit gaan we instellen. In het tabblad accounts en import staat de optie ‘Mail verzenden als‘. Kies voor de optie E-mailadres toevoegen en vul de gegevens van jouw mailadres in. Geef je naam of bedrijfsnaam weer, het mailadres en zet de optie ‘beschouwen als alias’ uit. Klik op ‘volgende stap’. Je ontvangt een vertificatiemail waarmee Gmail kijkt of jij eigenaar van dit mailadres bent.
Door op volgende stap te klikken vul je nog wat gegevens in:
SMTP-server: smtp.jouwdomeinnaam.nl
Gebruikersnaam: info@jouwdomeinnaam.nl
Wachtwoord: het wachtwoord dat je via je hostingpartij of webdesigner hebt ontvangen (hetzelfde wachtwoord heb je eerder ook ingevuld)
Poort: Het poortnummer ligt aan de hosting. Werk je met Antagonist, dan kies je poortnummer 587.
E-mails verzenden
Geef bij het mailadres ‘als standaard instellen‘ aan. Zo zorg je dat mails die verzonden worden automatisch verstuurd worden vanuit je zakelijke mailadres zonder dat je hier om moet denken.
Je kunt in totaal met 5 verschillende mailadressen werken binnen Gmal. Bij het opstellen van een nieuwe mail staat standaard het mailadres wat je als standaard hebt opgegeven. Achter je mailadres staat een pijltje waarmee je kunt kiezen voor een ander mailadres. De mail wordt dan ook vanaf dit mailadres verzonden.
Als je dit hebt ingesteld kun jij vlekkeloos je mail bedienen vanuit Gmail. Dit bespaart je een hoop ruimte op je server waarvoor je moet betalen.
Werk jij met Gmail? Misschien heb je enkele tips voor me.