Werk jij regelmatig samen met anderen aan een project? Of organiseer jij evenementen? Iedereen doet zijn ding op eigen tijd en de to-do-lijst wordt alleen maar langer zonder dat jij dit overzichtelijk hebt. Mailtjes verdwijnen in de dagelijkse gang van zaken waardoor het overzicht snel weg is en je niet weet wie waar verantwoordelijk voor is.
Houd het overzicht in eigen hand met Trello
Gelukkig is hier een krachtig gratis online programma voor: TRELLO. Het helpt je om een project overzichtelijk te houden en je weet precies wie waar mee bezig is. Door het gebruik van Trello ben je geen tijd meer kwijt aan het zoeken naar de juiste mail. Je raakt geen informatie meer kwijt en je hoeft geen aparte mail te versturen als je een aanvulling hebt of een idee krijgt wat verwerkt moet worden.
Hoe werkt Trello
Meld je aan via www.trello.com. Het idee van Trello is dat je met ‘prikborden’ werkt. Voor elk project maak je een apart prikbord. Op dat prikbord komen borden te staan, zoveel als jij nodig hebt. Afhankelijk van het project bepaal jij de omschrijving van deze borden. Misschien werk jij het liefst met 7 borden die elk een weekdag meekrijgen zodat je in één oogopslag ziet wat wanneer moet gebeuren. Of elk teamlid krijgt een bord waarop komt wat het teamlid moet doen. Je kunt deze ook weer onderverdelen in ’to do’ en ‘gedaan’. De indeling is aan jou.
Op deze lijsten maak je kaarten. Je kunt zoveel kaarten maken als je wilt en kun je verslepen binnen de verschillende lijsten. Op een kaart omschrijf je de taak die gedaan moet worden.
De afbeelding hieronder geeft het bord ‘Demo Herder Beeld en Tekst’ weer. In het voorbeeld zijn 4 lijsten. Elke lijst heeft weer zijn taken. Deze taken kan ik verslepen. Als ik een opdracht van de ’to-do lijst’ heb afgerond zet ik die op het bord ‘gedaan’. Dit bord kan met anderen gedeeld worden. Zo kan elke collega toegang krijgen tot dit bord en zijn of haar kaarten vernieuwen of archiveren. Of de directie kan gemakkelijk een nieuwe kaart aanmaken voor de werknemer. Zo ziet iedereen in één oogopslag wat de status van een actiepunt is en hoef jij geen tijd meer te verspillen met het opstellen of zoeken naar een bepaalde mail.
Kaarten maken in Trello
Het maken van lijsten is de basis. Door dit goed in te richten maak je het jezelf makkelijker. Op de lijsten maak je kaarten die er uitzien zoals hieronder. Zet de titel van de kaart op de lijst, niet de gehele inhoud. Door de titel te openen komt deze inhoud wel tevoorschijn. Zo blijf je ‘kleine’ kaartjes houden en blijft het overzichtelijker.
Toevoegen aan kaart
Je kunt verschillende mogelijkheden aan de kaart toevoegen. Ik ga ze bij langs.
Leden: Bepaal met wie je deze kaart wilt delen.
Labels: Je kunt de kaart een kleurenlabel meegeven. Dit kan ook per bord maar dus ook per kaart. In mijn geval geef ik alles wat over Facebook gaat de kleur blauw, groen voor eigen website en oranje aan kaarten met opdrachten van klanten.
Checklist: Indien nodig kun je een checklist invoegen die weer afgevinkt kan worden. Handig als er bijvoorbeeld een logo gemaakt moet worden in verschillende bestandstypes. Je kunt het type bestand afvinken als deze gemaakt is.
Vervaldatum: zit er een deadline aan een taak? Geef de deadline dan mee. Deze datum komt op de lijst te staan en gelijk zichtbaar is. Zodra je inlogt op Trello en de overzichtspagina ziet met je verschillende borden dan staan de kaart met een vervaldatum ook op deze pagina. Zo kan deze nooit over het hoofd gezien worden.
Bijlage: Een kaart kan voorzien worden van een bijlage. Een afbeelding of juist een tekstbestand.
Acties aan kaart
Verplaats: Is een kaart afgerond of staat deze op de verkeerde lijst of zelfs op het verkeerde bord. Verplaats deze gemakkelijk.
Kopiëren: Moet dezelfde kaart ook op een ander bord of op een andere lijst? Bespaar je tijd door de kaart te kopiëren.
Volgen: Door deze aan te vinken ontvang je een melding als iemand iets aan deze kaart wijzigt.
Archiveren: Is de kaart geheel afgerond? Verwijder deze of misschien wil je de inhoud op een ander bord plaatsen.
Nog een paar handige tips
Filter kaarten: Deze optie vind je op een bord in het menu aan de linkerkant. Zoek naar een bepaalde term of naar kaarten met een bepaalde vervaldatum.
Tag personen: Je houdt Trello niet de gehele dag in de gaten. Gelukkig kan er getagd worden zodat de persoon die het bericht moet zien hier een melding van krijgt. Je doet dit door in het bericht een @ te plaatsen gevolgd door de schermnaam van de persoon die de melding moet krijgen.
Uitleg in video
In deze video van 7 minuten laat ik je Trello zien.
Tot slot
Ik ben blij met het bestaan van Trello. Geen losse notitieblaadjes meer op kantoor of heen-en-weer mailen met nieuwe ideeën of opdrachten. Nee, gewoon alles in Trello. Overzichtelijk en gratis in gebruik. Er is een betaalde versie maar voor de functies die ik heb opgenoemd is de gratis versie al genoeg.
Er zijn vast meer online programma’s die nagenoeg dezelfde functies hebben. Werk je liever daarmee, ook prima. Werk je wel met Trello, wat zijn jou ervaringen? Of ga je hiermee beginnen na het lezen van dit bericht?